Od początku 2017 roku obniżono limit transakcji między przedsiębiorcami, jaka może być opłacona gotówką. Poniżej przedstawiamy wyjaśnienia, które pomogą w określeniu kto, z kim i w jakich okolicznościach może rozliczać się gotówką, a kiedy płatność powinna być dokonana w formie bezgotówkowej.
Niezależnie od określonych w przepisach limitów, rachunek bankowy będzie dla Ciebie najwygodniejszą formą rozliczeń w biznesie.
Zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
Z powyższego przepisu wynikają obowiązki dla każdego przedsiębiorcy działającego na podstawie polskiego prawa, zarówno otrzymującego zapłatę jak i dokonującego płatności. Oznacza to, że jeżeli przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej mają do Ciebie zastosowanie, musisz przestrzegać limitu płatności nawet wtedy, jeżeli do przedsiębiorcy – drugiej strony transakcji – przepisów się nie stosuje (jest to przedsiębiorca zagraniczny).
Limit transakcji oblicza się w kwotach brutto. Przepisy mówią o płatności, a więc kwocie, która jest przekazywana kontrahentowi, dlatego do obliczania wysokości limitu przyjmuje się wartość brutto.
Wybór waluty płatności przez strony nie ma wpływu na limit płatności gotówkowych.
W przypadku określenia ceny w walucie obcej, wartość transakcji oblicza się na podstawie kursu walut NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Przedsiębiorcy, którzy rozliczą jednorazowe transakcje powyżej 15 000 złotych w gotówce, a nie za pośrednictwem rachunku bankowego, nie mogą zaliczyć takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów.
Musisz również pamiętać, że w przypadku naruszenia przepisów o limicie transakcji gotówkowych, wyłączeniu z kosztów podlega nie tylko nadwyżka ponad 15 000 złotych. Jeżeli wartość transakcji przekracza limit ustawowy, to zapłata gotówką powoduje, że cała kwota zapłacona z pominięciem rachunku bankowego nie może zostać zaliczona do kosztów podatkowych.
Zasady te stosuje się także w przypadku:
Zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów następuje za rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja tej działalności, albo za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania.
Żeby prawidłowo określić swoje obowiązki jako przedsiębiorcy musisz wiedzieć, do jakich podmiotów i przy jakich rodzajach transakcji przepis znajduje zastosowanie.
Poniżej próbujemy przybliżyć Ci kwestie prawidłowego stosowania przepisu. Pamiętaj jednak, że oprócz przykładów opisanych poniżej możesz w trakcie wykonywania swojej działalności spotkać się z wieloma niejednoznacznymi przypadkami dotyczącymi transakcji.
W wątpliwych sytuacjach sugerujemy dokonanie płatności bezgotówkowej, a jeżeli nie jest to z jakichś względów możliwe, wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową, z której jednoznacznie będzie wynikało, czy dokonanie płatności gotówką umożliwi zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych.
Norma prawna wynikająca z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej jest skierowana do podmiotów podlegających obowiązkowi wpisu do CEIDG albo rejestru przedsiębiorców KRS (uwzględnia się nie tylko kryterium formalne – fakt wpisania do CEIDG/KRS, ale również to, czy dany podmiot miał obowiązek wpisać się do rejestru).
Oznacza to, że przepis odnosi się do przedsiębiorców jednoosobowych, spółek i innych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, jak również wszystkich, którzy do takich rejestrów powinni być wpisani, ale nie dopełnili tego obowiązku.
Przykład: Tomasz jest fryzjerem. Nie ma zarejestrowanej działalności gospodarczej ale regularnie strzyże klientów w domu, pobierając za to wynagrodzenie. Tomasz, mimo braku wpisu w CEIDG jest przedsiębiorcą, ponieważ jego działania jednoznacznie na to wskazują. Obowiązuje go limit transakcji gotówkowych.
Limit transakcji gotówkowych stosuje się również do:
Przykład: Niemiecka spółka zarejestrowała w KRS oddział, na rzecz którego zamierza kupić w Polsce wyposażenie biura. Oddział nie jest odrębnym przedsiębiorcą (przedsiębiorcą jest niemiecka spółka), jednak z faktu rejestracji oddziału w rejestrze przedsiębiorców KRS, podlega on polskiemu prawu, w tym limitowi transakcji gotówkowych.
Przykład: Polska firma zarejestrowała oddział w Niemczech (wpis do rejestru handlowego). Oddział może samodzielnie zawierać umowy, ale nadal, w świetle polskiego prawa, jest polskim przedsiębiorstwem i ma obowiązek stosować limit transakcji gotówkowych.
Ponieważ przepisy stosuje się do określonej grupy (przedsiębiorcy i niektóre inne podmioty), warto wiedzieć, kiedy nie musisz stosować się do limitu.
Limitu obrotu gotówkowego nie stosują m.in.:
Przykład: Fundacja wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej zamierza sprzedać część swojego majątku – sprzęt fotograficzny. Ponieważ nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców, jak również faktycznie nie prowadzi działalności gospodarczej, może przyjąć zapłatę w gotówce, nawet jeżeli przekracza ona limit 15 000 zł. Małgosia jest wspólniczką spółki jawnej – kupującą. Ponieważ dokonuje zakupu od nieprzedsiębiorący, może zapłacić za kupowany sprzęt gotówką.
Przykład: Rolnik Tomasz ma podpisaną umowę o stałej współpracy z hurtownią. Kilka razy w miesiącu hurtownik – Andrzej przyjeżdża po warzywa, które następnie pakuje i sprzedaje do sklepów. Zgodnie z umową, Andrzej płaci Tomaszowi za towar odebrany w danym miesiącu do 20. dnia kolejnego miesiąca. Jednorazowa dostawa ma wartość ok. 5000 zł, ale wartość zakupów w miesiącu to ok. 20 000 zł. W takiej sytuacji Andrzej może zapłacić Tomaszowi gotówką, mimo że wartość zakupów w umówionym okresie rozliczeniowym (miesiącu) przekroczyła limit ustawowy. Jest tak, ponieważ Tomasz jest rolnikiem, a nie przedsiębiorcą.